Анализ состояния складских запасов компании. Пример расчёта в Excel.

Данная статья входит в наш сборник «Анализ эффективности товарных категорий и брендов«

Сборник предназначен для специалистов торговых компаний, которые хотят эффективно управлять направлениями компании. То есть создавать прибыльные товарные категории, позволяющие компании развиваться, а не существовать!

СКАЧАТЬ СБОРНИК

---

Победители анализируют.
Анализ открывает глаза.
(Роберт Киосаки)

 Сегодня все говорят об эффективности управления товарными запасами, об их оптимизации. Как вы понимаете, чтобы решить, какие шаги по оптимизации товарных запасов предпринять, нам необходимо изначально определить их текущую структуру.

Основным показателем, который описывает эффективность использования финансовых ресурсов, вложенных в товарные запасы компании, является коэффициент оборачиваемости товарных запасов, который рассчитывается по формуле:

k обор. Т.З. = ,

где

В – сумма выручки компании в продажных ценах за определённый период,

ср.з. Себ. Т.З. – средняя себестоимость товарных запасов за определённый период

Примечание. Многие компании также часто используют в числителе формулы сумму себестоимости продаж компании за определённый период вместо выручки, таким образом приводя числитель и знаменатель к единому параметру – себестоимости.

В свою очередь коэффициент оборачиваемости товарных запасов влияет на прибыльность инвестиций, вложенных в товарный запас. Именно прибыльность инвестиций является одним из основных показателей, который важен для инвесторов, учредителей компании при принятии решения об инвестировании того или иного проекта.

Формула прибыльности товарных запасов имеет вид:

Пр. Т.З. = ,

где

ВП – валовая прибыль, которая рассчитывается по формуле:

 ВП = В – Себ. П,

где

В – сумма выручки компании в продажных ценах за определённый период,

Себ. П – себестоимость продаж компании за определённый период

        ср.з. Себ. Т.З. – средняя себестоимость товарных запасов за определённый период

В свою очередь прибыльность товарных запасов может быть расписана на два компонента:

Вспоминая правила умножения дробных чисел из школьного курса алгебры, одинаковые выражения в числителе и знаменателе вычёркиваются:

И получаем первоначальный вид формулы прибыльности товарных запасов.

Как вы видите, прибыльность товарных запасов зависит от двух показателей – прибыльность продаж и оборачиваемость товарных запасов. И стоит заметить, что достигнуть определённого значения прибыльности товарных запасов можно несколькими вариантами, изменяя указанные выше показатели.

Например, компания может достичь прибыльности товарных запасов в размере 100% годовых двумя способами:

1. увеличивая оборачиваемость товарных запасов и одновременно уменьшая прибыльность продаж:

Пр. Т.З. = k обор. Т.З. * Пр. П = 4 * 25% = 100%

1. уменьшая оборачиваемость товарных запасов и одновременно увеличивая прибыльность продаж:

Пр. Т.З. = k обор. Т.З. * Пр. П = 2 * 50% = 100%

Из указанного выше видно, что один и тот же результат прибыльности товарных запасов был достигнут двумя способами:

• в первом случае мы увеличили оборачиваемость товарных запасов до 4 раз в год и уменьшили прибыльность продаж до 25%,
• во втором случае мы уменьшили оборачиваемость товарных запасов до 2 раз в год и увеличили прибыльность продаж до 50%.

Однако стоит заметить, что прибыльность продаж компании обычно диктуется текущей конкуренцией на рынке. И существенное изменение прибыльности продаж за счёт повышения или понижения продажных цен компании, может привести к существенному дисбалансу на рынке. Поэтому изначально есть смысл заняться именно анализом товарных запасов компании, оптимизация которых позволит увеличить прибыльность инвестиций вложенных в товарные запасы.

Перед тем, как приступить к анализу текущей ситуации с товарными запасами, давайте определим, какие критерии мы будем использовать:

1. качество товарных запасов по ТОП А и В,
2. доля неликвидных товарных запасов:

2.1.  непродаваемых товарных запасов,
2.2.  завышенных товарных запасов,

3. структура себестоимости товарных запасов по ТОП (А, В, С, D),

Качество товарных запасов по ТОП А и В

Информирует нас, какой процент позиций топ А и В есть в наличии на дату анализа. Этот показатель жизненно необходим компании, так как его падение ниже определённого уровня приводит к существенному падению фактических продаж, что объясняется переключением внимания наших клиентов на ассортимент наших конкурентов (детальное описание влияния качества товарных запасов на фактические продажи и неудовлетворённый спрос вы найдёте в главе Зависимость «Наличие – продажи – неудовлетворённый спрос»).

Примечание. При рассмотрении дальнейших примеров мы будем использовать показатели модифицированного АВС-анализа, который определяет следующие границы для присвоения ТОП позициям:A – до 50% от всех продаж по накопительному итогу,B – от 50% до 80% от всех продаж по накопительному итогу,C – от 80% до 95% от всех продаж по накопительному итогу,D – от 95% до 100% от всех продаж по накопительному итогуВажно! В нашем примере нет позиций, которые только появились в ассортименте и которые ещё не могут участвовать в расчёте АВС-анализа, т.к. скорее всего практически все попадут в топ C и D. Если у вас в ассортименте есть такие позиции, то подумайте над тем, чтоб присваивать им топ N (от слова NEW) на период, пока они не будут достаточное время находится в вашем ассортименте.

Формула расчёта качества товарных запасов по топ А и В:

качество Т.З. = ,

где

позиц. налич. – количество позиций топ А и В, по которым имеется наличие на складе компании на дату анализа,

позиц. всего – общее количество позиций топ А и В.

Давайте рассмотрим пример расчёта качества товарных запасов в MS Excel.

---

Расчёт качества товарных запасов в MS Excel.

Мы имеем статистику по продажам и остаткам компании «Удачный бизнес», которая специализируется на продаже продукции Red&White (смотрите таблицу 1.)

Статистика продаж и остатков

Таблица 1

Таблица имеет следующие столбики: код товара, название бренда, ТОП, остатки на начало месяца в штуках, продажи за месяц в штуках (оригинал файла вы найдёте в внизу статьи).

Общее количество рабочих позиций – 1 073 шт.

Предварительно для данной группы товара был проведён АВС-анализ, результаты которого вы видите в столбике C («ТОП»).

Используя данную таблицу, нам необходимо определить текущее качество товарных запасов по топ А и В. Для этого можем использовать построение сводной таблицы для обобщения информации.

Выделите ячейку A2, нажмите сочетание клавиш Ctrl + Shift + влево, удерживая Ctrl + Shift, нажмите вниз, таким образом вы выделите всю таблицу, на основании которой будет строится сводная таблица.

Важно!  Помните, если шапка таблицы не будет полностью заполнена, MS Excel будет выдавать вам сообщение об ошибке.

Нажмите на вкладку «Вставка» -> «Сводная таблица». Вы получите диалоговое окно:

Нажмите «ОК». На новом листе вы получите пустой шаблон сводной таблицы.

Перетащите из окна «Выберите поле для добавление в отчёт» (сектор A) «ТОП» в левый нижний угол шаблона (сектор В), «Название бренда» и «Остатки – апр.06, шт.» в правый нижний угол шаблона (сектор С).

Вы получите следующий результат сводной таблицы:

Как вы видите, MS Excel вывел в столбике A («ТОП»), все значения ТОП, которые встречаются в нашей первоначальной таблице. В столбике B и С, MS Excel вывел общее количество позиций, которое встречается в первоначальной таблице. В столбике В выведено общее количество позиций по каждому параметру ТОП (в данном случае мы использовали поле «Название бренда», так как знаем, что на протяжении всей таблицы оно было заполнено. Так как это текстовый формат ячеек, то MS Excel подсчитал их количество). В столбике С выведено количество позиций, которое имеется в наличии на дату анализа (в нашем случае на начало апреля 2006 года).

Важно!  Помните, если таблица со статистикой будет содержать 0 (ноли), то сводная таблица будет их включать при подсчёте непустых ячеек. Поэтому формируйте статистику без 0 (нолей).

Важно!  Чтобы сводная таблица выводила именно количество непустых ячеек, а не, например, сумму по ним, необходимо в области сводной таблицы нажать правую кнопку «мышки», из появившегося меню выбрать «Параметры полей значений». Затем в появившемся диалоговом окне указать «Количество».

 Итак, мы получили исходные данные для расчёта качества товарных запасов по топ А и В.

Непродаваемые товарные запасы

Это те товарные запасы, которые в течении определённого периода времени постоянно были в наличии и не продавались. Определив сумму себестоимости непродаваемых товарных запасов, мы сможем понять находится ли данный параметр в принятой норме или нет. Если данный параметр будет превышать нормативный показатель, мы сможем сделать вывод, какая сумма себестоимости непродаваемых товарных запасов может быть уменьшена с помощью ряда мероприятий.

Период, который определяет неликвидность позиции, отличается для разных отраслей. Обычно период неликвидности зависит от периода поставки партии товара от поставщика. Так если поставка товара составляет 1 месяц (например, поставки из Европы) с момента размещения заказа до оприходывания товара на склад компании, то данным периодом обычно считается 3 месяца. Если же поставка товара составляет 3 месяца (например, поставки из Китая), то периодом для определения неликвидности может быть 6 месяцев и выше. В любом случае данный показатель является индивидуальным. Каждая компания самостоятельно определяет период, в течении которого постоянное наличие товара и отсутствие по нему продаж является недопустимым.

Давайте рассмотрим пример расчёта непродаваемых позиций в MS Excel.

---

Расчёт непродаваемых позиций в MS Excel.

 Мы имеем статистику по продажам и остаткам компании «Удачный бизнес», которая специализируется на продаже продукции Red&White (смотрите таблицу 1 выше).

Так как период поставки данного бренда составляет 1 месяц, то примем для дальнейших расчётов, что периодом для определения неликвидных позиции является 3 месяца.

Продлеваем таблицу столбиком «Неликвид-3 мес.». Для первой позиции таблицы (ячейка AJ3) пишем формулу:

=ЕСЛИ(И(СЧЁТЗ(AF3;AD3;AB3)=3;СУММ(AC3;AE3;AG3)=0);AI3;»»)

В основе формулы лежит функция ЕСЛИ, которая выводит в ячейку текущую себестоимость складских запасов, если позиция в течении последних трёх месяцев (ячейки AC3, AE3, AI3) не продавалась (в нашем случае сумма продаж равна нолю) и постоянно была в наличии.

Функция если имеет следующую структуру

• компонент 1 – лог_выражение,
• компонент 2 – значение_если_истина,
• компонент 3 – значение_если_ложь,

Для первого компонента мы указали следующее логическое выражение:

И(СЧЁТЗ(AF3;AD3;AB3)=3;СУММ(AC3;AE3;AG3)=0)

В основе логического выражения лежит логическая функция И, которая имеет структуру:

Если логические условия внутри функции И выполняются, тогда в силу вступает второй компонент функции ЕСЛИ (значение_если_истина). Если же условия внутри функции не выполняются, тогда вступает в силу третий компонент функции ЕСЛИ (значение_если_ложь).

В нашем случае мы использовали следующие условия внутри функции И:

1. СЧЁТЗ(AF3;AD3;AB3)=3 – функция СЧЁТЗ подсчитывает количество непустых ячеек в указанном диапазоне, т.е. если на начало каждого месяца по текущей позиции было наличие, тогда условие выполняется,
2. СУММ(AC3;AE3;AG3)=0 – функция СУММ суммирует значения в указанном диапазоне, т.е. если в течении последних трёх месяцев сумма продаж равно 0 (нолю), товар не продавался, тогда условие выполняется.

Протягиваем (копируем) формулу, написанную в ячейке AJ3 до конца таблицы. Таким образом мы для каждой позиции проводим расчёт по выявлению непродаваемости позиции.

Для определения общем себестоимости непродаваемых позиций можно использовать несколько методов:

• сводные таблицы,
• фильтрация диапазона,
• функция СУММ.

В нашем примере мы используем функцию СУММ. В ячейке AJ1 пишем формулу:

=СУММ(AJ3:AJ1075)

где,

AJ3:AJ1075 – это диапазон суммирования, в котором мы отобразили до этого себестоимость каждой позиции, если она была в наличии последние три месяца и не продавалась.

После проведения расчётов мы имеем, что себестоимость складских запасов непродаваемых позиций в течении последних трёх месяцев составляет 16 431 у.е. Это почти 41% от общей себестоимости товарных запасов (40 174 у.е.).

Примечание!  Непродаваемые позиции всегда попадают в топ D. Именно этот топ содержит в себе позиции, которые плохо продаются (последние 5% накопительных продаж) либо вообще не продаются.

Завышенные товарные запасы

это позиции, которые имеют текущих запас больше определённого количества месяцев. Такие позиции также являются неликвидными, т.к. приводят к замораживанию финансов компании в излишнем запасе, что понижает её платежеспособность.

Завышенные товарные запасы рассчитываются по таким этапам:

1. определение среднемесячных продаж компании по каждой позиции,
2. определение количества месяцев, в течении которых будет продаваться товар с текущим наличием и среднемесячными продажами,
3. расчёт излишней себестоимости товарных запасов, которые могут быть распроданы для оптимизации.

Давайте рассмотрим пример расчёта завышенных позиций в MS Excel.

---

Расчёт завышенных позиций в MS Excel.

Мы имеем статистику по продажам и остаткам компании «Удачный бизнес», которая специализируется на продаже продукции Red&White (смотрите таблицу 1 выше).

Продлеваем таблицу следующими столбиками «Средние продажи», «Запас, месяцев», «Излишек, y.e.».

В столбике «Средние продажи» в ячейке AK3 пишем формулу:

=СРЗНАЧ(AG3;AE3;AC3;AA3;Y3;W3)

С помощью данной формулы мы определяем среднемесячные продажи за последние 6 месяцев (диапазон для расчёта среднемесячных продаж выбирается каждой компанией самостоятельно – обычно за 6 и больше месяцев).

Копируем данную формулу для всех позиций таблицы.

Дальше очищаем столбик от результата #ДЕЛ/0, который появился из-за того, что в указанном диапазоне не оказалось значений. Очистить столбик можно двумя способами:

1. в столбике AK скопировать все формулы и вставить, как значения, используя нажатие правой клавиши «мышки» и команду в меню «Специальная вставка». Затем с помощью функции «Найти и заменить» в выделенном диапазоне AK заменяем все значения, которые содержат #ДЕЛ/0 на пусто.

2. дописываем формулу в ячейке АК3 до следующего вида:

=ЕСЛИ(ЕЧИСЛО(СРЗНАЧ(AG3;AE3;AC3;AA3;Y3;W3));СРЗНАЧ(AG3;AE3;AC3;AA3;Y3;W3);»»)

С помощью функции ЕСЛИ мы проверяем или результат ячейки является числом. Если результат не является числом, тогда функция ЕСЛИ вставляет пусто (“”).

В столбике «Запас, месяцев» рассчитаем на сколько месяцев нам хватит текущего наличие при существующих среднемесячных продажах. Для этого в ячейке AL3 пишем формулу:

= AH3 / AK3

Как вы видите, мы делим текущий остаток на среднемесячные продажи.

Копируем формулу для всех позиций таблицы. С помощью описанных выше методов очищаем таблицу от результата #ЗНАЧ!.

В столбике «Излишек, y.e.» определяем, какая себестоимость товарных запасов может быть реализована для нормализации текущих остатков. Будем считать, что товарные запасы, которые имеют запас больше чем на 3 месяца, могут быть распроданы.

В ячейке АМ3 пишем формулу:

Для того, чтобы не выводить отрицательный результат формулы и ОШИБКИ типа #Н/Д, #ДЕЛ/0, необходимо дописать формулу:

=ЕСЛИ(ИЛИ(ЕОШИБКА(AI3-AK3*(AI3/AH3)*3);AL3<=3);»»;AI3-AK3*(AI3/AH3)*3)

В ячейке АМ1 выводим сумму себестоимости завышенных товарных запасов, которые могут быть реализованы.

В нашем случае мы получаем 11 903 у.е. или 29,6% от общей суммы себестоимости товарных запасов.

Структура себестоимости товарных запасов по ТОП (А, В, С, D).

С помощью сводной таблицы определим текущую себестоимость товарных запасов в разрезе топ позиций.

Имеем следующий результат:

ВЫВОДЫ.

После проведения расчётов имеем окончательные результаты, которые представлены в таблице:

Из таблицы видно, что мы имеем 51,5% себестоимости товарных запасов, которые очень плохо продаются либо вообще не продаются – позиции топ D. В топ D входят позиции, которые были в наличии последние три месяца и не продавались, на сумму 16 431 у.е. или 41% от общей себестоимости складских запасов.

Излишек товарных запасов составляет 11 903 у.е. или 29,6% от общей себестоимости складских запасов. Необходимо заметить, что к излишним позициям относятся позиции всех топ позиций. То есть завышенные запасы могут быть как по топ А так и по топ C.

Текущее качество товарных запасов по топ А и В очень низкое – 40,4% и 34,6% соответственно. Данное качество не позволяет обслуживать клиентов компании в полной мере. Клиенты не находят в наличии у компании основных позиций, которые они чаще всего покупают и которые делают 80% всех продаж компании. Стандартная реакция на текущее качество товарных запасов – это уход к конкурентам вашей компании. Клиенты могут возобновить работу с вами после поступления новых партий товара, что повысит качество складских запасов.

Основная задача менеджера по закупкам, который управляет вверенной товарной группой, брендом, — повысить качество складских запасов до уровня не ниже 80%. Для этого необходимо:

1. пересмотреть методику составления заказа, которая должна быть нацелена на детальный анализ и прогнозирование позиций топ A и B,
2. детально проанализировать каждую неликвидную позицию и разработать мероприятия по их распродаже, что позволит высвободить финансы компании и перенаправить их в позиции топ А и В. Работа с неликвидными позициями должна производится на регулярной основе,
3. контролировать график поставок товара во избежание непредвиденных сбоев в поставках.

Улучшение текущих показателей позволить повысить продажи компании по данной группе товара, уменьшить себестоимость товарных запасов, что повлияет на увеличение прибыльности инвестиций, вложенных в данное направление.

P.S. данная методика проведения анализа позволяет определить текущую ситуацию со складскими запасами той или иной группы товаров. После проведения данного анализа необходимо провести попозиционный анализ и найти ответы на ряд вопросов, почему отдельная позиция попала в неликвид, стала плохо продаваться, имеет завышенные запасы и т.д. При поиске ответов на эти вопросы вы скорее всего сделаете следующие выводы:

— товар имеет ярко выраженную сезонность и это повлияло на расчёт топ и других параметров,

— товар попал в топ D, потому что по нему продолжительное время были перебои в поставках (в ближайшем будущем будет описан метод проведения комбинированного АВС-анализа, который будет учитывать дефицит товара),

— после добавление в ассортимент заменяющего товара отдельные позиции стали хуже продаваться из-за перетекания спроса между аналогами,

— по ряду позиций упали продажи  и необходимо провести анализ цен конкурентов…