Принципы организации базы знаний для отдела закупок

информационная база знаний отдела закупокИнформация – важнейший компонент необходимый для успешного функционирования той или иной системы, которой является и отдел закупок. Поэтому создание информационной базы знаний отдела закупок – одна из задач руководства компании.  Сотрудники приходят и уходят, а информация, которой они владеют, должна оставаться в информационной базе знаний компании. Таким образом новые сотрудники отдела могут почерпнуть всю необходимую информацию хронологического характера о своих поставщиках (переговоры, договорённости), ознакомиться с обучающими материалами для сотрудников отдела и так далее.

Ниже вы найдёте основные принципы организации информационной базы данных отдела закупок. Мы не будем описывать какие-либо программные продукты для этих целей, а просто дадим свои рекомендации, как с помощью определённых файлов и папок на сервере компании создать структуру информационной базы, которая в дальнейшем должна накапливаться и должна стать достоянием сотрудников отдела.

Цель создание информационной базы знаний

Создание информационной базы знаний для сотрудников отдела закупок. Новые сотрудники используют данную базу для входа в должность. Опытные сотрудники обращаются к ней в ходе своей профессиональной деятельности по мере необходимости.

Структура базы

База знаний содержит в себе следующие разделы информации:

1)      План вхождения в должность нового сотрудника

2)      Должностные инструкции сотрудников отдела закупок

3)      Инструкции по рабочим процессам

4)      Обучающие материалы

5)      Исторические материалы по работе с поставщиками

Организация базы

1)    На сервере компании необходимо создать папку «База знаний» и прописать к ней доступы исключительно для сотрудников отдела закупок и, конечно же, для руководства,

2)    В папке «База знаний» создаём следующие элементы:

  • файл «План вхождения в должность» – в данном файле по мере появления новых сотрудников создаются отдельные листы в MS Excel, на которых прописываются этапы обучения нового сотрудника, даты обучения, ответственные лица;
  • папка «Должностные инструкции», в которой хранятся все версии должностных инструкций каждой должности отдела закупок (актуальные версии хранятся в виде файлов-doc и имеют такие наименования «ДИ_менеджер_по_закупкам_14.02.2013»; устаревшие версии копируются в папку «Архив»);
  • папка «Инструкции» содержит в себе все документы компании, которые описывают бизнес-процессы отдела закупок (это должны быть файлы – «техкарта процессов», «инструкции пользования 1-С по закупкам» и т.п. );
  • папка «Обучающие материалы» может содержать в себе информационные материалы для обучения сотрудников – статьи, книги, методички, видео, тестирование;
  • папка «Поставщики» содержит в себе всю информацию по брендам и товарным группам компании. Внутри этой папки возможна организация информации либо по поставщикам, либо по сотрудникам отдела закупок (личные папки). Суть заключается в том, чтоб в каждой папке поставщика хранилась вся история по работе с ним – «переговоры» (вопросы и протоколы), «договорённости» (планы по закупкам, по маркетинговым бонусам и т.п.), «разработки» (документы по первоначальной разработке направлений – анализ ассортимента, расчёт окупаемости инвестиций, анализ конкурентов и т.п.)

В дальнейшем мы добавим ссылки на скачивание примеров документов, которые были упомянуты выше. Так что следите за нашими новыми статьями, используя подписку ниже.


Наши материалы сайта помогут вашему развитию!

Ваш e-mail:

Добавить комментарий