График поставок продукции – пример планирования и контроля

В данной статье изложены материалы главы «Контроль этапов поставки продукции», которая опубликована в книге Андрея Стыгаря «Разработка и запуск новых направлений и брендов торговых компаний».

Книга посвящена принципам и примерам разработки и ввода новых торговых марок в ассортимент компании.


Первый заказ создан, контракт подписан, вопрос о сертификации продукции решен (решается до отгрузки товара со склада поставщика). Наступило время размещения первого заказа. На что мы акцентируем внимание в этом пункте? На данном этапе важно при отправке заказа поставщику спланировать все этапы поставки первой партии товара от производителя до склада вашей компании. Именно первая поставка продукции является наиболее рискованным процессом, так как нет еще информации обо всех этапах поставки, и мы не знаем, где могут возникнуть проблемы, которые приведут к задержке поставки и в связи с этим к дополнительным затратам компании. Поэтому после размещения первого заказа менеджеру по закупкам стоит запланировать все этапы первой поставки продукции новой торговой марки, которая вводится в ассортимент компании после длительного процесса разработки. Это позволит полностью контролировать и оперативно влиять на возникающие проблемы.

Итак, перед нами стоит задача определить все этапы поставки товара и создать «график поставок», контролирование которого дает нам возможность управления процессом. Давайте рассмотрим возможные этапы поставки продукции, которые нам стоит учесть при контроле первой поставки. При импорте продукции возможны следующие этапы поставки товара (при внутренних закупках некоторые этапы попросту отсутствуют):

1)   “з” – размещение заказа (создаём заказ и отправляем его поставщику),

2)   “пз” – получение и проверка подтверждения заказа (проверяем [1] выставленные закупочные цены, [2] номенклатуру и количество отгружаемых позиций, [3] адрес поставки),

3)   “от” – отгрузка заказа (контролируем своевременность отгрузки товара поставщиком, получаем по e-mail электронные копии отгрузочных документов),

4)   “н” – внесение приходных накладных в учетную программу (создаём в учетной программе приходные накладные на основании полученных расходных накладных от поставщика),

5)   “лс” – поступление товара на распределительный склад для дальнейшей компоновки грузов компании ,

6)   “т” – контроль прохождения товара через таможню (уточняем у экспедиторов или товар пришёл на таможню и в какие сроки будет пройдена таможня),

7)   “пр” – приход товара на склад компании,

8)   “оп” – оприходование товара (контролируем дату оприходования товара, помогаем складу разобраться с приходом новой поставки),

9)  “ц” – проверяем себестоимость нового прихода, корректируем продажные цены,

10)  “пл” – оплата поставщику за отгруженный товар (подаём внутреннюю платёжку на оплату поставки товара от поставщика).

Перечисленные этапы поставки первой партии товара не носят исчерпывающую информацию. Вы можете более детально прописать данные этапы с учетом специфики вашей компании. Здесь только стоит помнить о том, что мы планируем не только те этапы, на которые мы можем непосредственно повлиять, находясь на позиции менеджера по закупкам. Нет. Очень важно запланировать и этапы, за которые отвечают смежные отделы компании (финансисты – за оплату заказа; экспедиторы и логисты – за сертификацию продукции, прохождение товара через таможню, поступление товара на вспомогательные распределительные склады компании…). Наша задача – это контроль всех важных дат поставки продукции. Почему? Ответ прост – в большей степени вы заинтересованы, чтоб товар пришел вовремя на склад компании, и начались продажи. За отдельные звенья поставки отвечают различные отделы компании, которые не видят и не могут видеть весь процесс поставки от момента размещения заказа до его оприходования на склад компании. Поэтому вы – ключевое лицо в управлении этапами поставки продукции. Вы консолидируете информацию и в ваших силах влиять на звенья системы.

После определения всех этапов поставки первого заказа наступает время визуализации данных этапов с учетом хронологии с помощью какого-то инструмента. Стоит сказать, что существует множество инструментов, которые могут вам пригодиться в организации процесса планирования, начиная от элементарных ежедневников, календарей в MS Outlook и заканчивая специализированными программами. Ваше дело, какой инструмент использовать. В моем понимании – это предпочтения каждого человека, обусловленные привычкой и удобством применения определенного инструмента планирования. Так что навязывать здесь ничего никому не стоит. Самое главное, чтоб используемый инструмент применялся вами эффективно и позволял не упускать из вида этапы поставки продукции.

Ниже я опишу тот инструмент, который я сам люблю использовать на практике. Это «график поставок» реализованный с помощью пустографок. В таблице 23 вы видите календарь текущего месяца, в котором планируется поставка продукции. Данная таблица строится в MS Word и распечатывается на А4 в горизонтальном исполнении. Затем данный лист А4 вешается в пределах видимости на рабочем месте. Задача данного графика в том, чтоб визуально все время напоминать об этапах поставки продукции. Визуализация – лучший способ не упустить процесс. Например, в ходе тестирования  календаря в MS Outlook лично у меня возникала такая проблема, что в течении рабочего дня при максимальной загрузке я попросту закрывал всплывающие напоминания. Ежедневники, в свою очередь, ограничивают видимость в пределах недели, что не позволяет контролировать процесс шире. Так что вам стоит поэкспериментировать и понять, какой инструмент наиболее эффективно позволяет вам реагировать на отклонения в этапах поставки товара.

график поставок продукции планирование этапов

Как вы видите, в таблице 23 отображены этапы поставок с помощью определенных сокращений. Эти сокращения были разработаны выше при описании возможных этапов процесса поставок. Как были расставлены данные сокращения на графике поставок? Каким образом мы спланировали этапы поставок? При начале сотрудничества с новым поставщиком, мы всегда обсуждаем такие понятия, как сроки производства, сборки, упаковки и отгрузки заказа. Для поставки «Поставщик 1» (таблица 23) видно, что после отправки заказа (3 число) поставщик обязуется на второй рабочий день (7 число) выслать нам подтверждение заказа. От момента подтверждения заказа и до момента отгрузки проходит 10 рабочих дней (18 число, пятница). В свою очередь после получения информации об отгрузке товара со склада поставщика менеджер по закупкам по внутренним нормам компании должен в течении 1 дня внести приходные накладные в учетную программу. Поэтому он четко понимает, что на 19 число (суббота) у него на руках должен быть весь пакет отгрузочных документов от поставщика. После отгрузки товара поставщиком (в данном примере поставщик самостоятельно доставляет товар до распределительного склада нашей компании) нам стоит ожидать приход товара на распределительный склад компании в течении 2 рабочих дней (22 число). Через 5 дней после прихода товара на распределительный склад наступает следующий этап – прохождение таможни (28 число), после которого через 1 рабочий день товар должен прибыть на склад нашей компании 29 числа текущего месяца. Сотрудникам компании отводиться 1 день на проверку и оприходование первой поставки продукции.

Теперь давайте обсудим, каким же образом вы должны контролировать этапы поставки продукции. Ранее в таблице 23 мы запланировали этапы поставок по двум поставщикам. Нам необходимо с наступлением нового рабочего дня обновлять график поставок – отмечать, какие этапы перенесены, какие выполнены… В таблице 24 отображен обновленный график поставок на 8 число текущего месяца. Как вы видите, оранжевым фоном отмечены все числа, которые уже прошли. Таким образом, мы понимаем, что сегодня у нас 8 число месяца. С начала месяца и по 8 число было запланировано 2 этапа – размещение заказа «Поставщику 1» и получение (проверка) подтверждения заказа от данного поставщика. Если этапы отмечены зеленым фоном, то это говорит нам о том, что выполнение этапов было своевременным. Также мы видим остальные этапы, которые планируются к выполнению в текущем месяце уже после 8 числа (они отмечены цветом желтого фона).

пример заполнения графика поставок заказ товара

Как обновляется «график поставок», если вы его напечатали на А4 и распечатали? Все довольно просто. Вам необходимо запастись маркерами нужного цвета. Этапы могут вписываться ручкой или карандашом. А фон ячейки, в которой записан этап поставки, можно закрашивать маркером соответствующего цвета.

Плюс описанного графика поставок в том, что он всегда у вас перед глазами. При еженедельных или ежемесячных поставках он захватывает 30-дневный диапазон, который помогает видеть процесс поставки на более глобальном уровне. Заполнение графика позволяет вам концентрироваться на этапах поставок продукции и не забывать о них при существующем множестве дополнительных задач менеджера.

Обратите внимание, что описанный инструмент применяется также в дальнейшем при регулярных поставках продукции.
P.S. Следите за нашими новостями. Полная версия книги «Разработка и запуск новых направлений и брендов» будет доступна для приобретения с 15.11.2014.


Наши материалы сайта помогут вашему развитию!

Ваш e-mail:

Добавить комментарий