«Часы для отдела закупок» или «научитесь контролировать этапы поставок продукции»

Давно не было от меня новых статей… Почему?

Сейчас сопровождаю два проекта. Один – бюджетирование торговой компании (продукты питания), второй – постановка системы закупок (закупки из Китая).

Так вот какой мыслью хочу поделиться… Какие бы вы не делали ультра современные расчеты по аналитике закупок, без контроля поставок продукции все будет впустую. Вы в свою модель закладываете плановые периоды производства, отгрузки, доставки, прохождения таможни, оприходования… И закупаете товар. Но, по факту, все равно будут проблемы с наличием товара, если вы не будете все этапы поставки товара контролировать.

Нагляднее. Запланировали вы, что товар будет производиться 15 дней, а по факту – 40 дней. К чему это приведёт? К тому, что только лишь из-за отклонения одного этапа у вас будет задержка в поставке на 3 недели… А еще таможня… И т.д. и т.п.

Любой процесс компании должен работать, как часы. Любые часы постоянно вы перепроверяете. Тикают ли? Не отстают или не спешат? То есть вы выполняете определенную функцию контроля работы часов. Если часы ломаются, это приводит к некорректному отображению времени, и вы живёте не «в ногу» с окружающей средой (для торговой компании – не «в ногу» со спросом, с изменениями предпочтений, с конкуренцией на рынке…).

Если говорить о системе закупок, то я не перестаю утверждать, что все этапы поставок должен контролировать один ответственный человек – это закупщик, который должен быть заинтересован, чтоб его товар пришел вовремя. Да, он, например, из 10 этапов поставки заказа может фактически отвечать за 2-3 этапа (размещение, подтверждение, оплата заказа), а за отгрузку, транспортировку, прохождение таможни, оприходование товара отвечают уже другие отделы компании. Но! Чтоб часы работали, закупщику стоит контролировать и другие этапы поставки продукции. У отдела транспортной логистики может найтись уйма «уважительных» причин, по которым поставка срывается. И если вы не будете «форсировать события», то часы будут всегда показывать неправильное время. Вы что делаете, если ваша минутная стрелка на часах на 10 минут отстаёт? Сначала – подкручиваете, потом – меняете батарейку, затем, если нужно, — меняете часы… В случае с отделами компании, которые отвечают за работу определенных механизмов, получается так, что многие компании не контролируют работу этих отделов… Да, они работают, но часы постоянно опаздывают. Что в конечном итоге приводит к несинхронному существованию компании в среде потребителей и конкурентов.

Начните контролировать все этапы поставки продукции на регулярной основе. Решайте заблаговременно отклонения в этапах поставок. Если не можете повлиять на менеджеров своего уровня, подключайте к решению проблемы руководство компании. У вас истина проста – товар должен быть своевременно!